电子邮件的特点电子邮件（工作日常必备技术了解电子邮件的使用方法及功能介绍）

发布时间 : 2024-11-24

作者 : 小编

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电子邮件（工作日常必备技术了解电子邮件的使用方法及功能介绍）

概述

电子邮件是指由计算机编制而成并经网络传递、收发的信息文件。因其传递、收发过程与人们传统上的通过邮局收发信件的过程相似，所以称其为“邮件”。电子邮件不仅可以是文本文件，还可以是图形、图像、声音、动画等多媒体文件，还可以进行网上调查、投票、发布消息和公告等。

电子邮件因具有易于保存、收费低廉、方便快捷、全球联通、直接发送给收件人、不受自然条件影响等特点，已逐渐成为人们相互间进行信息交流的一种快捷、便利的通信手段和方式。使用专门的电子邮件程序，可以为用户进行电子邮件的使用提供更多的便利。

3.5.2 申请邮箱

用户如果需要使用电子邮件，必须首先向提供电子邮件服务的互联网公司提出申请，通过相应的注册后得到一个邮箱帐号才可以使用。 ● 打开IE浏览器，然后在地址栏输入http://mail.163.com，再按下Enter键，进入163邮箱的登录页面，如果用户还没有帐号，可单击"去注册"按钮，申请注册一个新帐号。 ● 在网页右下单击"去注册"按钮，打开邮箱注册页。 ●页面顶端提供了两种邮箱注册方式，注册方式不同，需要用户填写的注册信息会有差别。 ● 在选定的注册页面的各个信息栏中输入个人的相关信息，这些信息（字符）必须与不同项目提示的内容相对应，输入完成后单击网页下面的"立即注册"按钮，就会显示注册成功窗口。 ● 回到登录页面，输入帐号、密码，单击"登录"按钮进入邮箱显示窗口，就可以使用这个属于自己的邮箱来收发邮件了。

3.5.3 电子邮件地址

与传统的邮件一样，电子邮件也必须有一个明确的地址，收件人才能接收邮件。电子邮件的地址通常必须包含符号"@"，该符号的前面为用户的邮件帐号（如名字，由用户在申请注册邮箱时自己命名），@符号后面是该邮箱地址（由邮件提供商在注册时默认提供）。为了使自己的邮箱名称容易记忆又与众不同，建议使用名字、昵称字母的拼写加配一些有意义的数字，形成自己邮箱名称的特色，但邮箱名称的长短应当适中，避免过于复杂。

3.5.4 撰写新邮件

撰写电子邮件与传统的书信写法很相似，只不过是用计算机代替了传统的纸笔，而且在速度、功能与费用等方面都是传统书信方式所无法比拟的。 ● 进入Web邮件首页，单击左列的"写信"按钮，打开撰写新邮件界面。 ● 在"收件人"栏中输入收信人的邮件地址，在"主题"栏中输入邮件的主题（邮件基本内容的提示，可有可无），然后在下面的空白编辑区中输入邮件的内容。 ● 如果要将这封邮件同时发送给多人，可以在"收件人"文本框中输入多个收信人的邮件地址，中间用半角的符号"；"将每一个收件人的邮件帐号隔开，就可实现一信多发。 ● 如果需要抄送给其他人，则单击"抄送"按钮，在弹出的"抄送"栏中输入邮件地址，邮件会同时发送到收件人和抄送人的邮箱，而且收到邮件的双方都可以看到该邮件，并知道主送方和抄送方是谁。 ● 邮件写好后，单击"发送"按钮就可将邮件发送出去了。当收件人收到邮件后，在收件箱中双击电子邮件名称，即可打开该邮件。在邮件中可以看到"发件人"的用户名称、发送日期、收件人地址、邮件的主题和内容等信息。如果邮件内容没有写完或者内容写完后不想立即发送出去，可以采用下述方法暂时保存起来： ● 单击"存草稿"按钮，系统自动将当前邮件存至草稿箱。 ● 当需要继续编辑时，单击"草稿箱"项，再单击需要继续编辑的草稿项，就可以继续编辑了。

3.5.5 收发邮件中的附件

电子邮件中经常需要夹带一些"附件"，这些附件可以是文档、程序、表格、图形、音乐和动画等文件。使用附件发送功能，可以方便地发送电子邮件的附件。 ● 写好邮件后，单击"添加附件"项，弹出"打开"对话框。 ● 找到需要发送的附件后双击，该对话框将消失，在窗口的"主题"栏下将出现该附件的标识、文件名、文件大小等信息。 ● 单击"发送"按钮，就可以将邮件和附件一同发送出去了。接收附件的方法是： ● 打开收件箱，单击包含附件的邮件，单击"查看附件"按钮，在附件栏中移动鼠标指针至附件标识时，会弹出处理菜单，允许用户对附件进行不同的处理。 ● 单击"下载"项，弹出"新建下载任务"对话框，选择附件的存储位置，单击"下载"（或"下载并打开"）按钮即可。

3.5.6 邮件的答复和转发

当收到邮件并阅读完毕后，用户可根据需要进行答复或转发。 ● 打开邮箱进入收件箱页面。 ● 选择一封邮件单击，然后在该邮件页面的上部单击"回复"按钮，弹出答复邮件窗口。 ● 在该窗口中自动给出了收件人的地址，主题栏被打上了"Re："字样，表示这是上一封邮件的回复，当然这个主题是可以更改的。 ● 在编辑区中输入要回复的内容，然后单击"发送"按钮，即可答复来信。 ● 在"收件箱"中选择要转发的邮件，然后在"回复"按钮的右侧单击"转发"按钮，系统弹出转发窗口，此时主题将自动打上"Fw："字样，表示该邮件为转发邮件。 ● 在"收件人"栏中输入收件人的邮箱地址，然后单击"发送"按钮，即可将邮件转发给其他人。

3.5.7 删除邮件

每过一段时间后，邮箱中总会保存一些过期的邮件，及时处理这些邮件，可以节省邮箱空间。 ● 打开邮箱，进入收件箱页面。 ● 勾选过期不用的邮件。 ● 单击"删除"按钮，就会将这些邮件移至"已删除"文件夹中。 ● 单击"已删除"文件夹，勾选需要彻底删除的邮件，单击"彻底删除"按钮，系统弹出彻底删除邮件确认对话框。 ● 单击"确定"按钮就可彻底删除邮件，否则单击"取消"按钮。

3.5.8 邮件的归档管理

如果邮箱中存放了大量不同类型的邮件，寻找某一封邮件时就会花费很多的时间。如果将这些邮件按照一定的规律进行分类，并将同类的邮件放置在同一个文件夹里，管理起来就会有条不紊，查找也会非常方便。 ● 打开邮箱进入收件箱页面。 ● 选中一个邮件，单击"移动到"按钮，在下拉菜单中选择"新建文件夹并移动"项，系统弹出"新建文件夹"对话框。 ● 在"输入文件夹名称"文本框中输入要创建的新文件夹名，单击"确定"按钮，就可以创建一个新文件夹，且刚被选定的邮件会移至该新文件夹中。 ● 单击"确定"按钮，就创建了一个名为"工作"的新文件夹，返回"收件箱"（或首页）页面后就可以看到新文件夹已经创建。 ● 此后，当收件箱中有需要移动的邮件时，只需选定该邮件，单击"移动到"按钮，在弹出的下拉菜单中选择文件夹名，即可将邮件移至文件夹保存。

3.5.9 使用通讯录

通讯录主要用于存储联系人的信息，如联系人的电子邮件地址、工作单位、电话和传真号码等。利用通讯录可以很方便地查询联系人信息和发送邮件。 ● 打开邮箱进入首页。 ● 单击"通讯录"项，单击"新建联系人"按钮，系统弹出"新建联系人"对话框。 ● 在该对话框中输入联系人的有关资料，包括姓名、电子邮箱、手机号码、备注和分组等。 ● 单击"更多选项"，可以输入联系人更详细的信息，以便于分类和查找。 ● 将所有相关信息输入完毕后，单击"确定"按钮，即可将联系人添加到通讯录中。 ● 以后需要给通讯录中的人发邮件时，单击"通讯录"项，移动鼠标指针至目标联系人，在显示出的"写信"图标上单击，就可以进入写信页面，且该联系人的邮箱地址会自动完成填写。在通讯录中查找信息、分组管理联系人以及使用通讯录发邮件等操作都比较简单，读者可自行学习和实践。

计算机网络｜电子邮件的原理

电子邮件是一种基于计算机和通信网的信息传递，是利用电信号传递和存储信息的方式为用户提供传送电子信函、文件数字传真、图像和数字化语音等各类型的信息。电子邮件最大的特点是，人们可以在任何地方、任何时间收、发信件，解决了时空的限制，大大提高了工作效率，为办公自动化，商业活动提供了很大便利。

电子邮件

电子邮件的系统结构

电子邮件的交互过程： 电子邮件在Internet上发送和接收的原理与我们日常生活中邮寄包裹十分类似，当我们要寄一个包裹时，我们首先要找到任何一个有这项业务的邮局，在填写完收件人姓名、地址等等之后包裹就寄出而到了收件人所在地的邮局，那么对方取包裹的时候就必须去这个邮局才能取出。

电子邮件的发送过程

电子邮件系统的组成结构：

邮件服务器用户代理简单邮件传输协议（SMTP）邮件读取协议（POP3、IMAP、HTTP）

邮件服务器

邮件服务器构成了电子邮件系统的核心，主要用来负责电子邮件收发管理，维护用户的信息及分配存储空间、向发件人反馈邮件的发送情况（已交付、被拒绝、丢失等）。

一个邮件消息的典型旅程是从发信人的用户代理开始，邮件发送人的邮件服务器，中转到收信人的邮件服务器，然后投递到收信人的邮箱中。当收件人想查看自己的邮箱中的邮件消息时，存放该邮箱的邮件服务器将以他提供的用户名和口令认证他，认证通过后才能收到邮件。发信人的邮件服务器还得处理收信人的邮件服务器出故障的情况。如果发信人的邮件服务器无法把邮件消息立即递送到收件人的邮件服务器，发信人的服务器就把它们存放在消息队列(message queue)中，以后再尝试递送。这种尝试通常每30分钟左右执行一次，如果过了若干天仍未尝试成功，该服务器就把这个消息从消息队列中去除掉，同时以另一个邮件消息通知发信人邮件发送失败。

用户代理

用户代理是电子邮件应用的客户端软件。主要持用户撰写、显示、处理和收发邮件；为用户阅读、回复、转发、保存邮件提供简便的操作环境。例如：Outlook，Apple Mail，Fox Mail等。

简单邮件传输协议(SMTP)

简单邮件传输协议（Simple Mail Transfer Protocol ， SMTP）是由源地址到目的地址传送邮件的一组规则，用来控制信件的中转方式。SMTP协议属于TCP/IP协议族，它使每台计算机在发送或中转信件时能找到下一个目的地。通过使用指定的服务器，把Email寄到收信人的服务器上。

简单邮件传输协议

SMTP通过发送邮件的过程：

SMTP通过发送邮件的过程

SMTP定义了14条命令，每条命令用4个字母组成，例如

HELO：标识发件人自己癿身份；

DATA：通知服务器准备开始发送邮件内容；

QUIT：命令退出；HELO：标识发件人自己癿身份；

DATA：通知服务器准备开始发送邮件内容；

QUIT：命令退出；

SMTP定义了21种应答信息，由3位数字的代码开始，例如

501 参数格式错误

502 命令不可实现

503 错误的命令序列

504 命令参数不可实现

211 系统状态或系统帮助响应

214 帮助信息

220 <domain> 服务就绪

221 <domain> 服务器关闭传输信道

250 要求邮件操作完成

SMTP的特点

SMTP只能传送7位ASCⅡ码文本内容，包括SMTP命令、应答消息以及邮件内容。SMTP传送的邮件内容中不能包含“CRLF.CRLF”，因为该信息用于标识邮件内容的结束。SMTP是“推动”协议。SMTP使用持久的TCP连接。

邮件读取协议

常用的邮件读取协议：

1、第三版邮局协议（Post Office Protocol - Version 3 POP3）： 即邮局协议的第3个版本,它规定怎样将个人计算机连接到Internet的邮件服务器和下载电子邮件的电子协议。它是因特网电子邮件的第一个离线协议标准,POP3允许用户从服务器上把邮件存储到本地主机（即自己的计算机）上,同时删除保存在邮件服务器上的邮件，而POP3服务器则是遵循POP3协议的接收邮件服务器，用来接收电子邮件的。

POP3协议处理邮件的过程：

授权阶段：用户代理需要向服务器发送用户名和口令事务处理阶段：用户代理向服务器发送POP3命令更新阶段：客户发出了quit命令，结束POP3会话

2、互联网邮件访问协议（Internet Message Access Protocol IMAP）： IMAP服务器将每个邮件与一个文件夹进行关联，通过 IMAP 收件人可以对邮件进行移动、查询、阅读、删除等操作。

3、Web邮件系统的邮件读取协议（HyperText Transfer Protocol HTTP）： 就是使用浏览器提供的邮件客户端也可以收发邮件，即使用HTTP协议。

POP3

电子邮件格式与MIME

电子邮件格式

首部空白行主体

邮件的首部

互联网邮件扩展（Multipurpose Internet Mail Extensions,MIME）： MIME协议是一种扩展协议性的辅助协议，“扩充”指的是只是对原来协议的扩展，而不是取代。它允许非ASCII码数据能够通过电子邮件传送。MIME在发送方把非ASCII码数据转换为NVT ASCII数据，之后的工作再交给SMTP完成，在接收方再将NVT ASCII数据还原成原来的数据。MIME的体系结构如下：

互联网邮件扩展协议MIME

简单说MIME可以帮助SMTP解决不能传输非ASCII格式数据问题。