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有效邮件7要素
作者丨 平野友朗
“邮件太多,顾不上别的工作……”
“不知道该怎么回复邮件,好苦恼……”
“一收到新邮件,心里就开始慌张……”
小M刚入职,领导就把《高效邮件工作法》传给了小M。可能光看面相也知道,小M发的邮件实在不够漂亮。但是想一想,邮件只是个载体形式,重要的是传达我们的意图,我们本就不应该浪费时间在发邮件上!《高效邮件工作法》就是要培养我们发邮件的肌肉记忆,让我们不必再为形式上的事情思来想去,做一台高效的“邮件机器”!
[日]平野友朗 著
王振瑜 译
中信出版集团
PART.01
高效处理邮件心法
在这本书中,作者认为处理邮件迅速的人都是高效能人士,因为快速处理邮件,才能留出时间做其他宝贵的事情。那么,高效能人士是怎么发邮件的呢?作者总结如下:
第一,掌握主导权。
这里的主导权是指自己积极主动地进行沟通,推进工作,先发制人!不擅长处理邮件的人基本都是被动的,任由邮件摆布。对每一个新邮件提醒,都觉得应立即做出反应; 或者邮件的往来变得像聊天一样,没有重点又无休无止; 又或者只是坐等对方的回信,导致工作毫无进展。
没有谁规定收到邮件必须立刻查看!高效能人士深谙其道,所以会自己掌握查收邮件的时间,也会结合工作需要决定合理的回复时间。如果需要说明的内容太复杂,那就直接打电话。高效能人士是不会被邮件束缚的!
第二,不做无用功。
缩短邮件处理时间,重要的是避免做无用功。例如,高效能人士不会在邮件中提议 “既然这样,不如开个碰头会吧”。因为一旦收件人同意开碰头会,就又要开始邮件沟通日程。如果一开始就把自己的日程告知收件人,就可以减少一来一回的无用功。有的人会担心,先把自己的计划告知收件人会让人觉得自己是强加于人,这其实是多虑的。相反,这样会减少邮件的往来次数,从而减少收件人的工作量。
另外,词不达意也是导致多余的邮件往来的原因之一。收件人不能理解邮件内容,就会发邮件问 “对于刚才收到的邮件,有一些需要确认的内容……”。高效能人士会注重使自己的邮件简单明了,有意识地不出现容易引起误解的内容。
第三,不排优先级。
高效能人士不会给需要回复的邮件排优先级,而是淡定按照收件顺序对收件箱里的邮件进行回复,并立刻着手处理相关的工作。
忘掉工作的繁简,不去管对方是谁,从整体考虑工作安排。做到这些,邮件的处理速度就会逐渐加快。
第四,提前考虑对方的想法。
提前考虑对方想知道什么、对什么感兴趣,这也是高效能人士的特征之一。以在家电卖场买电脑为例,通常店员会笼统地问你“您想找什么呀?” 接下来会问 “准备买吗?” “打算买什么牌子的呢?” “想买台式机还是笔记本呀?” “您对电脑了解吗?” 等一系列的问题。如果你抢先说“为了携带方便,准备买一台笔记本,预算在×元以内”,根据你所列出的条件,店员就可以很方便地帮你推荐款式,购物花费的时间自然也会缩短。写邮件同理,把收件人会有疑问的地方提前说明,就能减少之后邮件往来的次数,与 “不做无用功” 所述的内容同理。
PART.02
邮件构成7要素
要使邮件版面整齐,重要的是要在脑海中构思好如何组合邮件的构成要素。邮件的构成要素有7个: 收件人称谓、问候、自我介绍、要点、详细内容、结束语、署名。其中,要点、详细内容会根据邮件内容变化; 其余的5个要素则可以用固定的模板,换言之,就像模板一样,只要掌握了写作方法,套用即可,不用花时间思考。
人们经常会质疑是否可以套用模板。实际上套用模板确实没有问题,因为收件人称谓、问候、自我介绍、结束语、署名这些内容,即便有不妥的地方也不会影响邮件正题的传达。在不重要的部分花费过多时间,会影响工作效率。让我们先来学习这5个可以借助模板灵活处理的要素。
第一,收件人称谓。
可以用 “姓氏+先生/女士”。当然 “全名+先生/女士” 也没问题,但是每次都写全名,让人觉得有礼貌的同时,也会显得过于正式。
收件人不止一个人的时候确实有点麻烦,最基本的原则就是按照职务高低顺序来写。另外,如果收件人中既有公司外部人员又有内部人员,一般先写公司外部人员。如果这些办法都不能解决问题,也没有必要再苦思冥想了,直接写 “各位相关人员” 即可。有的人认为,这不符合书信写作的一般规则,但是,要知道,邮件与书信的规则不完全一样。邮件源自商务文书的电子版,因此与书信相比更符合商务文书的规则。
如今邮件就像电话一样,已经成为日常沟通交流的工具。邮件的写作方法不仅受其他交流方式的影响,还会根据收件人和情况的不同而调整,所以没有唯一的 “正确”答案,严格要求准确也就没有意义。重要的是不要失礼于对方,只要保证做到这一点,自己设定一个写作规则并且每次都遵守即可。
第二,问候。
问候公司外部人员,一般说 “承蒙关照”,根据与对方的关系,也可以说 “您好” “辛苦了”。当然也可以增加其他内容,不过与其在这一部分纠结,不如多花点时间在正题上。
第三,自我介绍。
自我介绍时,如果是向公司外部发送的邮件,一般用“公司名称+姓名”; 如果是向公司内部发送的邮件,则只报 “姓名” 即可,当然也可以用 “部门+姓名”。
自我介绍的目的是让收件人迅速了解发件人身份,所以写邮件时要把实现这个目的放在首位。
第四,结束语。
结束语一般会写 “祝好” 等祝福语; 如果是正在进行中的业务沟通,可以写 “还请随时沟通”; 如果有求于收件人,可以写 “还望考虑”; 请收件人确认内容,可以写 “请确认”。
第五,署名。
署名可以通过电脑设置自动添加,不需要每次都花时间思考。重要的是要呈现所有基本信息,包括公司名称,部门名称,本人全名,公司地址、邮编、电话、官方网站和自己的邮箱等。对于向公司外部发出的邮件,把名片上的基本信息写到署名部分就可以了。
有些公司会给员工发放手机,所以很多人苦恼是否要把手机号码写入署名部分。如果业务需要手机联络,手机号就是必要的信息。不过对于一些基础的沟通,大多数人还是希望使用邮件,也有人希望尽量用公司座机而不是手机,这种情况下也可以不写手机号。
有的人会在署名部分加入个人和公司的最新消息,不过放什么消息、放多少,需要根据职业和邮件目的来判断。“署名的信息=对收件人有用的信息”,这个基本原则一定要遵守。
接下来,我们学习每封邮件都在变化的要点和详细内容部分。这两个部分虽然要根据不同的邮件内容来调整,但这其实也并不困难。
第六,要点。
要点部分把写邮件的原因,也就是发送邮件的目的列上即可。带着目的意识写邮件很重要,所谓目的就是这封邮件的正题,也是发件人最想传达的内容。写清目的相当于宣布 “接下来的内容是围绕× ×展开的”,使收件人可以在了解邮件正题之后再读后面的内容,理解起来也就更加明确。
在自我介绍之后,不要再写多余的内容,而应尽快进入要点部分。开诚布公地把目的写在前面,收件人就能够迅速理解邮件的主旨,也可以没有压力地阅读下去。例如:
⭐️ 关于××事宜,有几项事情向您汇报。
⭐️ 希望您告知××的情况。
⭐️ ××的碰头会,需要变更一下日程。
把邮件的目的写在前面,能让收件人知道应该如何应对这封邮件。高效能人士看到 “日程”“变更” 等字样,就会打开自己的笔记本了。
第七,详细内容。
详细内容部分应该完善到让对方提不出问题,但是如果把没有必要的信息也写进去,反而会偏离正题,使邮件变得没有重点。从这一点来看,如何确定需要列入的信息十分关键。
有的人经常把要点和详细内容的位置互换,这样一来收件人不读到最后就无法得知这封邮件的目的。不知道邮件所为何事,阅读的时候负担就会很重,甚至有些收件人读到最后也不知道发件人发邮件的目的。我们要避免这样的情况出现。
写邮件,要把让收件人立刻了解邮件的目的作为第一要务,因为要让收件人行动起来,就必须使其对邮件目的有完整清晰的认识。从这一点来说,邮件首先要 “有意义”。
这本书还讲了邮件的视觉效果,教你怎么换行、怎么空格!告诉你怎么加关键词,怎么催回复!提醒你不要使用一些敏感词和禁忌语!
对职场新人来说简直不要太实用!
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