电子发票重复报销五种方法测评，含优缺点对比，总有一款适合你！

不知道大家有没有这种感觉：电子发票和数电发票普及以后，发票下载之后是可以重复打印的，这就导致了很多业务人员也不确定发票是不是报销过，进而重复报销的现象更严重了。

前段时间，我们公司发现了一起，而且金额还不小，损失惨重，领导非常生气让我总结解决方案，对比优缺点，选择最佳方案，这几天啊我亲自测试，结合自身的工作需求，呕心沥血得出这6种避免重复报销的方式，大家可以各取所需哈~

一、源头控制:下发相关制度，规范发票报销

推荐指数**** 很有必要！

财务部可在发票报销等制度中增加规范发票重复报销的制度。主要内容包含以下3个要点

1.提示员工重复报销的风险(内控风险:财务风险、税务风险)

2.要求员工报销电子发票的需打印纸质版并在发票背面签字，目的是出现重复报销的情况后快速找到责任人。

3.对于恶意重复报销的员工可采取一定的惩罚措施，如扣除绩效等。

是从源头上去降低重复报销发票的可能性，属于事前防范。

二、财务软件、费控软件控制

推荐指数** 贵

规模较大企业，本身已经使用了一些数字化的产适用情形:这些产品有各种模块和功能，其中费控品用于企业的管理。系统一般都有防止发票重复报销的功能。比如说一张报销单对应1张发票，当报销人上传的发票在系统中已经存在，那这张报销单直接就提交不了，还能解决电子发票归档保存、查验真伪等企业痛点。

不足:成本太高。仅适用于规模大、本身的数字化水平较高的企业。

软件列举:用友、金蝶、亿企赢、汇联易

三、专业的发票管理系统如票总管

推荐指数***** 便宜，操作简单自动查重

这款软件对接国税局发票查验平台，把发票导入，什么都不用做就可以自动查验是否重复。

员工在APP端提交报销单，一旦发现重复发票，系统会及时提示；若发票查验无误且未重复，系统才会自动将报销单推送给领导或财务进行审核，从源头杜绝，确保发票的真实性和唯一性。

它与电子税务局的直接对接，开具完的数电发票不用导出，可直接在票总管内下载源文件并进行入账标记，有效防止了电子凭证的重复入账。

优点：严谨方便，提高报销流程的效率，降低了人为造假和欺诈的风险

缺点：还没有太多人发现这款宝藏软件

四、官方方法

推荐指数*** 官方方法 但操作麻烦且存在风险

优点:

安全可靠，通过查询发票是否入账来判断是否重复，专票普票都可以入账，还能避免开票方误开红字发票。

缺点:

操作麻烦，想达到事前控制的效果，那应该每次收到发票报销前就在系统中查询，但每次都登录系统，总体上比较麻烦，增加了财务人员的工作量。频繁使用会让税务局获取企业更多的信息，可能关联到个税的申报，发现企业的一些问题。

五、登记发票台账，提示重复发票

推荐指数***

方法一

“条件格选中发票号码一列，点“开始式”→“突出显示单元格规则“重复值”给重复值设置颜色，即可快速发现重复报销。

方法二

重复校验一栏设置公式，提醒重复值

优点:操作相比于发票入账相对简单一些。可以报销实时录入对于已经报销过的，当时即可发现。

缺点:需要人工录入发票号码等信息，比较麻烦。

电子发票报销流程及注意事项

1、电子发票报销管理规定

国务院《关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》（国发[2015]53号）明确电子发票允许作为报销凭证,《指导意见》提出,要加快推广使用电子发票,支持四众平台企业和采用众包模式的中小微企业及个体经营者按规定开具电子发票,并允许将电子发票作为报销凭证。

2、电子发票可以报销吗?怎么报销?

电子发票怎么报销?常见的电子发票报销有两种方法:

电子发票报销方法(1)接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息,打印成增值税电子普通发票的版式文件作为报销附件,用传统办法黏贴报销。

电子发票报销方法(2)接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息,将电子发票信息保存在适当的媒介中,报销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径,即以电子形式对发票进行归档保存。

3.电子发票报销流程及注意事顶

电子发票报销的流程与普通发票报销流程基本没有差异,报销人员根据公司报销规定打印出来报销或者以电子形式报销均可,电子发票报销注意事项有以下几点:

(1)以打印的电子发票入账,电子发票有相关明细及附件的,请随电子发票一并附上作为报销的原始凭据。

(2)电子发票报销应在网报系统中准确录入电子发票的12位发票代码及8位发票号码,未录入电子发票号或误录入电子发票号将不能正常报销。

(3)电子发票报销可以在税务局网站查验电子发票真伪信息,需避免重复报销电子发票。

(4)只要获取并保存好电子发票源文件,彩色或黑白电子发票打印均可入账。

4.电子发票打印出来能报销吗?怎么打印报销?

电子发票打印出来能报销,电子发票彩色打印、黑白打印均可作为入账原始凭证,此外,电子发票打印报销,对于打印电子发票的纸质是没有特别规定的,使用A4纸打印的电子发票可以作为入账凭证。

5、电子发票单位不给报销怎么办?

现在很多地方都开始提供电子发票,甚至是只提供电子发票,这对于些单位报销有不少困扰。有不少单位对于电子发票还是不给报销的,这主要是公司出于以下两方面的考虑:电子发票是消费者自行打印，所以在纸质打印效果上都会有所差异,这就相当于把原来发票的物理防伪性能都取消了,无法确认该电子发票的真伪,同时,也害怕这种材质的发票可以复印重复使用。但是随着电子发票越来越普及化使用，这个办法到后面是行不通了。

6、如何避免电子发票重复报销?

目前企业避免电子发票重复报销的方法基本上有两种方法。一是把报销过的每张电子发票编号记下来,每次报销时都询一遍这张发票是否已经报销过，这种操作方法工作量大，容易出错。另一种方法是借助工具，微信小程序《电子发票台账》扫一扫就能防重复、防篡改ps、并自动生成台账报表，这也是目前大多数公司采用的方法。当然,还可以规定凡是涉及电子发票报销,不允许以纸质发票报销以防篡改发票信息,从根源上规避电子发票造假和重复报销。这个就需要公司报销完全线上化才能实现了。

7、增值税电子发票可以报销吗?怎么报销?

目前实行电子发票还只是“增值税普通发票”,没有值税专用发票,增值税电子普通发票(也常常被称为电子发票),是指通过增值税发票系统升级版开具上传,通过电子发票服务平台查询、下载的电子增值税通发票,增值税电子发票和普通发票一样具有发票代码和号码,和普通纸质发票一样可以作为报销凭证。

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