文秘人员如何处理电子文档？

逐渐走向“无纸化”办公的今天，秘书人员经常会接触到各种各样的电子文件。电子文件虽然方便快捷，却也常常伴随着安全与保管的问题。

如何才能更好地管理工作中的电子文件呢？具体可参照以下步骤：

一、收集

对于组织工作来往中接触到的电子文件，以及在日常工作中可能会对组织或个人有用处的文件，秘书人员应该有“收集意识”，不仅对于一些重要性“一目了然”的文件要进行主动收集与保存，对一些重要的文件内容、定稿草稿文件以及有重要凭证、依据、价值内容的文件更应该注重保存，以便学习与利用。

二、登记

收集并确认保留的电子文件应及时登记。一般组织都应有专门登记电子文件的表格，称为电子文件登记表。电子文件登记表应包括文件主题、事项、形成日期（接收日期）、文件代码、相关形成部门与联系方式等。电子文件登记表通常一式二份，一份交由企管部备案，一份由本部门与电子文件的备份一同保存，并应附纸质打印件。

三、分类

电子文件要分类管理，才能更好地发挥作用。电子文件的分类，通常采用按年度季度月度等时间、使用频率、文件大小或重要程度、名字首字母顺序、最近使用时间、内容相关性、事件等多种分类形式。例如按事件分类，可将每个事件列成一个大文件夹，大文件夹里面建立小文件夹，并将小文件夹按时间分类。即在分类时应按照分类方法将文档分为几个大类，再在大类中分小类，并可建立相应的由多级子文件夹组成的目录结构。具体工作中，按照哪种方法分类，要以方便保存与查找为原则，综合运用多种方法。

四、存储

不同信息类型的电子文件，由于其技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩方法也不同，所以应分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性。鉴于电子文件的不稳定性和易修改性，应把电子文件制成硬拷贝存档，以保证电子文件数据的安全。对于那些参考作用较大的档案，宜采用光盘、硬盘存档为主，纸质存档为辅的方法。对于凭证价值较高的档案，宜采用纸质存档为主，光盘、硬盘存档为辅的方法。

五、保管

重要的电子文件应加密保管与备份（如有专门的档案部门，可将重要文件移交至档案部门，由档案人员进行管理）。同时，为维护组织机密，应制定电子文件保管使用的相关规定。未经有关部门领导批准，任何个人不得私自复制、转发或让他人阅览公司有关电子文件；未经部门确认或公司总经理批准，秘书人员不得擅自删除电子文件。

国务院办公厅关于印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的通知

国务院办公厅关于印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的通知

国办发〔2023〕26号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》已经国务院同意，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

各地区各部门要深入贯彻落实党中央、国务院关于加强数字政府建设、深化政务服务的决策部署，认真做好政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，推动各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理全流程电子化管理，有力支撑政务服务“一网通办”，不断提升企业和群众的获得感和满意度。

国务院办公厅

2023年7月30日

（此件公开发布）

政务服务电子文件归档和电子档案管理办法

第一条 为了推进和规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《国务院关于在线政务服务的若干规定》等法律法规，制定本办法。

第二条 本办法适用于政务服务机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。

本办法所称政务服务机构，是指行政机关和其他负有政务服务职责的机构。政务服务，是指政务服务机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。政务服务办理系统，是指政务服务机构提供政务服务使用的统筹建设或者自行建设的信息系统。

本办法所称政务服务电子文件，是指政务服务机构在履行职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。

本办法所称政务服务电子档案，是指具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的政务服务电子文件。

第三条 政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。

第四条 来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第五条 国家档案局、国务院办公厅负责统筹协调全国政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度和业务规范。

各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，审查政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，会同有关部门研究制定相关规章制度和标准规范。

各级政务服务机构负责各自职责范围内的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，应当推动完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作。

各级档案馆应当明确政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。

第六条 各级政务服务机构应当依托全国一体化政务服务平台，积极推进政务服务办理系统与电子档案管理信息系统衔接，支撑政务服务电子文件和电子档案全流程管理。

第七条 各级政务服务机构应当依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案管理规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等确定本单位政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，并纳入文件材料归档范围和档案保管期限表进行管理。

政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。

第八条 政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理，政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。涉及联合办理的政务服务，相关政务服务机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。

第九条 政务服务电子文件归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。

政务服务电子文件归档一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。

第十条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定，在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。

第十一条 各级政务服务机构应当做好本单位政务服务电子档案安全管理工作，定期开展电子档案备份，做好电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等工作。政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求，规范使用密码技术进行保护。

第十二条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定向档案馆移交政务服务电子档案并附具开放利用意见。各级档案馆应当做好政务服务电子档案接收工作，提升安全管理水平，按照国家有关规定对接收的政务服务电子档案进行检测，确保真实性、完整性、可用性和安全性。

政务服务电子档案移交一般采用在线移交方式，不具备条件的可以采用离线移交方式。

第十三条 各级政务服务机构应当在符合国家网络安全、数据安全等有关法律法规要求的前提下，依托政务服务平台积极推进本单位政务服务电子文件和电子档案共享利用。

第十四条 各级档案主管部门可以依据有关法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行检查，对发现的问题督促有关单位及时整改。

第十五条 涉及国家秘密的政务服务电子文件归档和电子档案管理，依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。

第十六条 各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团档案主管部门会同同级政务服务机构，可以参照本办法，结合当地实际情况，制定本地区的具体管理办法。

第十七条 本办法由国家档案局、国务院办公厅负责解释。

第十八条 本办法自印发之日起施行。

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