电子档案管理制度
电子档案管理在当前呈现出一种明显的趋势，随着数字技术的飞速发展，越来越多的纸质档案正在被数字化转换，成为电子档案。很多公司目前都有一些电子类资料，可能都是放在硬盘里存放，没有规范性的处理这些电子档案。
第一章 总则
第1条 目的
为了对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，以保证管理工作的连续性，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司全体员工。
第2章 电子档案的收集与积累
第3条 电子档案的收集范围
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
第4条 收集积累要求
1.记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文
是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2. 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
3. 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
4.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
5. 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
6. 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
7. 用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
8. 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
9. 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
10. 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
11. 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
第5条 收集、积累方法
1. 及时按照要求制作电子文件备份。
2. 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
3. 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
4.电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
5. 电子文件性质代码：R—稿性电子文件;U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件;T—文本文件;I—图象文件;G—图形文件;V—影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
第3章 电子档案的整理与归档
第6条 电子文件的整理要求
1.电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
2.电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3. 归档电子文件应填写登记表。
第7条 电子文件的归档
1.归档范围。电子文件的归档范围的划分可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
2. 归档时间。逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
3. 检测。在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4. 归档前的鉴定。电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体如下：
(1）有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
(2）保管期限的划分。电子文件保管期限的划分参照国家关于文件的现行有关规定执行。
第8条 归档要求
1.把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
2. 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是只读光盘、一次性写入光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
3. 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签上应填写编号，名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
4. 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
5. 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
6. 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
7. 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
第4章 电子档案的移交与保管
第9条 电子档案的检验
1. 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%.
2. 检验项目。具体包括载体是否有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3. 将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有错的，应退回形成单位，重新制作。
第10条 电子档案的移交
移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章。一式两份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
第11条 电子档案的保管
电子档案保管，除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：
1. 归档载体应做防护处理。不得擦、划、触摸记录涂层；载体应直立存放，做到防尘、防变形。
2.环境温度选定范围宜在14~24℃；相对湿度选定范围宜在45%~60%.
3. 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
4. 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
第12条 存效性保证
1. 每满1年，便对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
2. 每满2年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。如发现问题，应及时采取恢复措施。
3. 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
4. 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5. 定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
第13条 电子档案的利用
1. 电子档案的封存载体不得外借。
2.利用时使用拷贝件。
3. 利用时要遵守保密规定。
4. 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5. 具有保密要求的电子档案上网时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
第14条 电子档案的销毁鉴定
1. 电子档案的销毁鉴定按国家现行有关规定执行。
2. 电子档案的销毁应在办理审批手续后才可实施。
3. 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
第15条 电子档案的统计
保管部门应及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计。
第5章 附则
第16条 本制度自发布之日起开始执行。
第17条 本制度的编写、修改及解释权归人力资源部所有。
电子档案管理正呈现出数字化、自动化、云存储、数据挖掘和智能分析等多种趋势。这些趋势不仅提高了档案管理的效率和质量，也为用户提供了更加便捷和高效的服务。同时，加强电子档案标准规范的建设和更新，以及提供用户导向的智慧化服务，将是电子档案管理未来发展的重要方向。
国务院办公厅关于印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的通知
国务院办公厅关于印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的通知
国办发〔2023〕26号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》已经国务院同意，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
各地区各部门要深入贯彻落实党中央、国务院关于加强数字政府建设、深化政务服务的决策部署，认真做好政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，推动各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理全流程电子化管理，有力支撑政务服务“一网通办”，不断提升企业和群众的获得感和满意度。
国务院办公厅
2023年7月30日
（此件公开发布）
政务服务电子文件归档和电子档案管理办法
第一条 为了推进和规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《国务院关于在线政务服务的若干规定》等法律法规，制定本办法。
第二条 本办法适用于政务服务机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。
本办法所称政务服务机构，是指行政机关和其他负有政务服务职责的机构。政务服务，是指政务服务机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。政务服务办理系统，是指政务服务机构提供政务服务使用的统筹建设或者自行建设的信息系统。
本办法所称政务服务电子文件，是指政务服务机构在履行职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。
本办法所称政务服务电子档案，是指具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的政务服务电子文件。
第三条 政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。
第四条 来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第五条 国家档案局、国务院办公厅负责统筹协调全国政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度和业务规范。
各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，审查政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，会同有关部门研究制定相关规章制度和标准规范。
各级政务服务机构负责各自职责范围内的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，应当推动完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作。
各级档案馆应当明确政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。
第六条 各级政务服务机构应当依托全国一体化政务服务平台，积极推进政务服务办理系统与电子档案管理信息系统衔接，支撑政务服务电子文件和电子档案全流程管理。
第七条 各级政务服务机构应当依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案管理规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等确定本单位政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，并纳入文件材料归档范围和档案保管期限表进行管理。
政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。
第八条 政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理，政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。涉及联合办理的政务服务，相关政务服务机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。
第九条 政务服务电子文件归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。
政务服务电子文件归档一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。
第十条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定，在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。
第十一条 各级政务服务机构应当做好本单位政务服务电子档案安全管理工作，定期开展电子档案备份，做好电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等工作。政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求，规范使用密码技术进行保护。
第十二条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定向档案馆移交政务服务电子档案并附具开放利用意见。各级档案馆应当做好政务服务电子档案接收工作，提升安全管理水平，按照国家有关规定对接收的政务服务电子档案进行检测，确保真实性、完整性、可用性和安全性。
政务服务电子档案移交一般采用在线移交方式，不具备条件的可以采用离线移交方式。
第十三条 各级政务服务机构应当在符合国家网络安全、数据安全等有关法律法规要求的前提下，依托政务服务平台积极推进本单位政务服务电子文件和电子档案共享利用。
第十四条 各级档案主管部门可以依据有关法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行检查，对发现的问题督促有关单位及时整改。
第十五条 涉及国家秘密的政务服务电子文件归档和电子档案管理，依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第十六条 各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团档案主管部门会同同级政务服务机构，可以参照本办法，结合当地实际情况，制定本地区的具体管理办法。
第十七条 本办法由国家档案局、国务院办公厅负责解释。
第十八条 本办法自印发之日起施行。
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