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电子文件归档如何做好电子文件归档？

发布时间 : 2024-10-06

作者 : 小编

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如何做好电子文件归档？

大家好，今天兑观科技小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——如何做好电子文件归档？

电子文件归档作为将具有保存价值的电子文件赋予其档案属性并纳入档案管理范畴的过程，归档后的电子文件就会获得“档案身份”。而如果想要做好电子文件归档，就需要注意以下这四个方面：

一、电子文件归档的方式

在选择归档方式时，通常根据归档的需求以及机构的技术条件，选择逻辑归档或物理归档以及在线归档或离线归档。频繁使用的文件适合逻辑归档，而对安全性要求高的文件更适合物理归档。

1、逻辑归档。 逻辑归档是一种电子文件归档方式，它允许文件在归档后继续保留在业务系统中使用，同时将文件的元数据移交给电子文件管理系统，以确保档案部门可以进行有效的监督和管理。这种方式的关键在于元数据的移交，因为元数据包含了文件的基本信息，如作者、创建日期和文件类型等，这对于档案管理至关重要。逻辑归档的特点包括文件保留在原地、元数据移交、灵活性以及档案部门对业务部门的文件管理进行监督。

2、物理归档。 物理归档类似于传统的文件归档方式，它通过将电子文件通过网络或下载到可脱机保存的载体上，然后保存进由档案部门维护的电子文件管理系统中。这种方式确保了文件的物理隔离，从而减少了文件被篡改的风险。物理归档的特点包括文件从业务系统转移到档案管理系统、减少了文件被篡改或损坏的风险、档案部门集中管理所有归档文件。

3、在线归档。 在线归档是通过计算机网络将电子文件及其元数据直接移交给电子文件管理系统的方式。这种方式适用于逻辑归档，因为它允许文件在归档后仍然可以在线访问。在线归档的特点是文件形成后即可归档、无需等待，需要稳定的网络连接，并且归档后的文件可以在线访问。

4、离线归档。 离线归档是将电子文件及其元数据存储到可脱机存储的载体上，然后移交给电子文件管理系统的方式。这种方式适用于那些没有在线归档功能或电子文件形成机构与归档管理机构不同的场景。离线归档的特点包括文件存储在物理媒介上，如光盘、硬盘等，不依赖网络，适用于网络不稳定的环境，以及减少了通过网络传输时的安全风险。

二、电子文件归档的范围

1、归档范围的内容。 电子文件归档的范围通常包括有纸质对应物的电子文件，这些文件是在机构职能活动中形成的，并有相应的纸质版本。在归档时，可以参考国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关规定。

此外，归档范围还应涵盖无纸质对应物的新类型电子文件，例如网站内容、电子邮件等，归档这些文件时需根据其在机构活动中的重要性和使用频率来决定。

同时，归档范围还包括保证文件真实性、完整性、可用性和安全性的相关信息，如电子文件的元数据、版本信息、说明性材料等，这些信息是确保文件长期可访问和可验证的关键。在某些情况下，可能需要实行双套制归档，即同时保存电子文件和纸质文件，并在电子文件管理系统或档案管理系统中建立二者之间的关联。

2、归档范围的要求。 归档时，应进行版本管理，对于需要保存草稿和过程稿的电子文件，应按照版本管理的要求添加版本号，并与正本一并归档，以确保文件的完整性和可追溯性。元数据的完整性也是归档时需要确保的，元数据是描述电子文件及其形成过程的关键信息，包括作者、创建时间、修改时间、文件格式等。为了确保电子文件的长期可用性，可能需要收集和保存与文件格式相关的特殊软件和硬件。在双套制归档中，电子文件和纸质文件之间的关联性非常重要，这有助于在需要时快速定位和检索相关信息。

3、归档范围的标准。 在选择归档的电子文件时，应考虑文件与机构职能活动的相关性，确保归档的文件能反映机构的工作成果和过程。归档范围应符合国家或行业关于档案管理的法律、政策和标准。同时，还需要考虑文件丢失、损坏或被篡改的风险，选择需要归档的文件。此外，应根据机构的资源和档案管理能力，确定可以管理和维护的文件范围。

三、电子文件归档的时间

1、归档时间的规定。 对于电子文件归档的时间，需要遵循《电子文件管理暂行办法》的规定，电子文件归档应在第二年6月底前完成，这是最基本的一个要求。除此之外，归档时间的选择应基于业务需求，根据业务流程和文件使用的需求来确定是实时归档还是定期归档。

2、实时归档。 实时归档是一种在电子文件形成后立即进行归档处理的方式，它适用于需要快速固定文件状态和内容的场合。这种方式具有即时性，文件形成后即刻归档，从而减少了文件在流转过程中被修改或损坏的风险。通常采用在线归档方式，便于文件的即时传输和管理。实时归档特别适用于需要快速固定证据或记录的文件，例如法律文件、合同、重要通知等。

3、定期归档。 定期归档是指按照一定的时间周期，如每月、每季度或每年，将一段时间内形成的电子文件集中进行归档。这种方式适用于文件数量较多，需要统一管理的情况。定期归档可以是在线的也可以是离线的，取决于机构的具体需求和条件。它特别适用于日常业务产生的大量文件，如财务报表、月度报告等。

需要注意的是，对于双套制归档，应尽可能同时归档电子文件和纸质文件，以保持文件之间的一致性和关联性。但如果纸质文件是定期归档，可以将实时归档的电子文件先放入暂存区，在纸质文件归档时一并正式归档。

四、电子文件归档的质量

对于电子文件的归档，真实性、完整性、可用性是非常重要的三个方面。在归档前，应对电子文件进行技术审查，确保文件的格式、大小等符合归档要求。为防止数据丢失，应实施定期的数据备份策略，并根据文件的敏感性和保密性，设置合适的访问控制策略。然后考虑电子文件的保存需求，选择合适的存储介质和环境条件。确保归档过程和文件的质量符合相关的法律法规和标准。

1、真实性。 真实性是确保归档电子文件内容原始性和准确性的基本要求。归档的电子文件必须是原始形成的，即内容是在特定时间、由特定人员、针对特定事件或情况产生的。文件的版本号应准确无误，以反映文件的最终状态或草稿状态。如果文件在归档前经过格式转换，需要确保这种转换不会影响文件内容的真实性。归档时，形成部门需要对文件内容的可靠性、稿本的准确性以及双套文件的一致性进行确认。

2、完整性。 完整性要求归档的电子文件及其相关文件和元数据齐全，连接手段有效。这包括正文、附件、请示与批复等相关文件，确保文件的全面性。描述电子文件及其形成过程的元数据应全面完整，如作者、创建日期、修改日期等。文件与相关文件、元数据之间的链接应保持有效，以便于文件的检索和利用。

3、可用性。 可用性要求归档的电子文件能够被有效地打开和使用，表现其承载的内容。归档文件应尽可能采用符合要求的标准格式，以确保文件的兼容性和可读性。文件应经过整理，命名应符合规范，以便于管理和检索。文件应标注关键词，以揭示文件的主题特征，便于快速定位和检索。

参考学习电子文件的归档

归档范围

（一）电子文件归档范围

直接形成的对国家和社会具有保存价值的电子文件应当纳入归档范围，具体参照传统载体文件的归档范围。

常见电子文件类型归档范围如下：

（１）文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。

（２）政务服务事项电子文件归档范围参照《政务服务事项电子文件归档规范》执行。

（３）照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照《照片档案管理规范》《录音录像档案管理规范》执行。

（４）科技类电子文件的归档范围参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》等执行。

（５）邮件类电子文件的归档范围参照《公务电子邮件归档与管理规则》执行。

（６）网页类电子文件归档范围参照《政府网站网页归档指南》执行。

（７）社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

（二）元数据归档范围

电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档，具体归档范围：

（１）文书类电子文件应归档元数据按照《文书类电子文件元数据方案》等标准执行；

（２）政务服务事项电子文件应归档元数据按照《政务服务事项电子文件归档规范》执行；

（３）照片类电子文件应归档元数据按照《照片类电子档案元数据方案》执行；

（４）录音录像类电子文件应归档元数据按照《录音录像类电子档案元数据方案》执行；

（５）科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照《文书类电子文件元数据方案》执行。

归档程序

（一）收集

应在办公自动化系统、业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件及其元数据的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。

同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整，电子文件内容信息与其形成时保持一致，应能客观、完整地反映业务活动。以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

（二）整理

应以件为管理单位整理电子文件，并在电子文件拟制、办理或收集过程中基于办公自动化系统或业务系统完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

（三）清点

清点分为提交归档责任方对拟归档电子文件总件数、元数据总条数的清点和接收归档方对交换的归档电子文件及其元数据数量的清点。

清点一般由系统自动完成，清点内容包括电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等，清点结果记录在归档说明文件中。

（四）检测

根据一定的方案，对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。

（五）登记

档案部门应将清点、检测合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子文件。并依据清点、检测结果，按批次或归档年度填写《电子文件归档登记表》，完成电子文件的归档。

（六）编目

应对归档电子文件的元数据进行解析自动生成归档文件目录，在此基础上对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核、确认和修正，必要时对电子档案进行重新排序并重新编制文件级档号。

电子档案可沿用原归档电子文件的命名，或按规则将其自动转换为符合规范的文件级档号，同时更新相应的计算机文件名元数据。应根据实际需要按照《档案著录规则》的要求对电子档案做进一步著录，规范、客观、准确地描述主题内容与形式特征。

完成整理编目后，应将电子档案及其元数据归入电子档案管理系统正式库。

归档时间及归档方式

（一）归档时间

电子文件的归档时间：（1）实时归档，即在电子文件办理完毕后即提交归档，一般只能采用全自动化、无需电子文件形成或办理部门干预的在线归档方式；（2）定期归档，即按固定周期定时启动归档程序，将电子文件及其元数据提交归档。各门类电子文件的归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年６月。

（二）归档方式

电子文件的归档方式：（1）按照电子文件实际的存储位置，分为逻辑归档与物理归档。（2）按照归档电子文件的传输方式，分为在线归档与离线归档。

应结合系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括：（1）web service归档接口；（2）中间数据库归档接口；（3）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

归档格式

（一）电子文件的归档格式

电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持向长期保存格式转换。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照《版式电子文件长期保存格式需求》执行，可采用OFD、PDF／A格式。

各个类型的电子文件归档格式按照相关规定执行。

（二）元数据的归档格式

元数据的归档格式应根据归档接口以及元数据形成情况确定：

（１）经办公自动化系统、业务系统形成的各门类电子文件元数据以web service归档接口或归档电子文件及其元数据的规范存储结构作为归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档；以中间数据库归档接口为归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可再由中间数据库导出数据库数据文件。

（２）声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、XLS、DBF等格式归档。

来源：档案管理利用（转载仅做分享交流，侵权请联系）

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